Lancer une consultation ou un appel d’offres

Écrit par Assurman. Publié dans Gérez vos risques

Mieux vous prévenir d'avance : il s'agit d'une opération qui peut s'avérer lourde pour une entreprise de taille significative.

Il me vient à l'esprit le cas d'un de mes nouveaux clients qui m'avait demandé l'an dernier de lui consacrer une demie heure pour étudier les propositions de trois assureurs......

  1. Je lui ai répondu que je ne savais pas faire... en une demie heure... !
  2. Qu'il me fallait visiter ses 6 sites industriels pour connaître ses risques et ses besoins...
  3. Qu'il me fallait moult renseignements sur ses sociétés...
  4. Qu'il me fallait connaître les antécédents sinistres... Qu'il fallait rédiger un cahier des charges...
  5. Qu'il fallait lancer une consultation...
  6. Qu'il fallait étudier et comparer les propositions des assureurs...
  7. Qu'il fallait faire une synthèse des propositions... Qu'il fallait faire un choix d'assureur...
  8. Qu'il fallait peaufiner les clauses du contrat avec l'assureur choisi...

L'opération a duré 6 mois....

  • Le nouveau contrat souscrit est très nettement supérieur à l'ancien en termes de couverture de risques...
  • La cotisation a été divisée par deux...
  • Mon client a gardé le même intermédiaire et le même assureur...

Et tout le monde est content...


1 - Déroulement d'une consultation

1.1 - Quand lancer la consultation

Comme je l'ai déjà écrit, la meilleure période pour lancer une consultation est le début du second trimestre d'une année civile (pour les entreprises dont l'échéance principale est fixée au 1er Janvier), ou le trimestre qui suit la dernière échéance payée pour les entreprises dont l'exercice social est différent de l'année civile.

attention2
Plus vous vous rapprochez de la période estivale, moins vous aurez le temps de tout boucler en temps opportun.
Et après les vacances, c'est la cohue chez les assureurs...!

1.2 - Inventorier ses risques et les exposer clairement 

Qui donc connaît vos risques mieux que vous-même ?
Certainement pas un assureur.... !
Il faut donc lui faciliter son travail d'étude en lui donnant le maximum de renseignements sur les risques à couvrir.

Il faut surtout ne rien omettre, ne rien cacher.... !

1.3 - Formaliser les garanties souhaitées et le niveau de celles-ci

Après avoir inventorié sérieusement vos risques, il vous faut définir à la fois :

  • les garanties que vous souhaitez souscrire
  • les montants garantis pour chacune d'elles
  • le montant d'une éventuelle L.C.I. (limitation contractuelle d'indemnité)

1.4 - Rédiger un cahier des charges de qualité « professionnelle»

J'ai souvent eu l'occasion d'entendre, de la bouche de souscripteurs de sociétés d'assurance ou de grands cabinets de courtage, combien certains cahiers des charges même présentés par des consultants étaient « indigents »...

Ce n'est certes pas de cette manière que l'on peut espérer obtenir des réponses cohérentes, objectives et intéressantes de la part des assureurs.

Il faut de la méthode et de la rigueur dans la rédaction d'un cahier des charges.

astuce-assurman
Pour faciliter l'étude et la comparaison des propositions que vous recevrez des assureurs, il est préférable d'écrire le texte complet des conditions particulières du contrat que vous souhaitez souscrire avec le détail de chaque garantie.

Vous inverserez alors les rôles puisqu'il appartiendra aux assureurs d'accepter ou non votre modèle de contrat et d'y appliquer un tarif.

Vous y gagnerez ainsi en termes d'efficacité et de temps.

1.5 - Choisir les destinataires des cahiers des charges 

Rien ne servirait d'inonder le marché de l'assurance. Pour une entreprise d'importance moyenne, les assureurs potentiels se comptent seulement sur les doigts des deux mains......

Si votre préférence va à des intermédiaires locaux ou régionaux, choisissez les en fonction de leur image de marque, de leur professionnalisme avéré.

1.6 - Délivrer à chaque destinataire un mandant exclusif d'étude 

Le marché de l'assurance des entreprises est relativement restreint.

piege
NE VOUS LAISSEZ PAS PRENDRE !
Si vous ne prenez pas la précaution de délivrer à chaque intermédiaire un mandat exclusif d'étude pour une société d'assurance donnée, vous risquez de voir le marché bloqué par le premier qui aura sollicité les sociétés d'assurance.

En effet, il suffit que le premier qui aura reçu votre cahier des charges informe immédiatement les quelques sociétés susceptibles de s'intéresser à votre risque qu'il est saisi pour qu'il acquière l'exclusivité de proposition pour toutes ces sociétés.

Et libre à lui de ne proposer que les propositions de la société avec laquelle il travaille habituellement.
Et votre consultation sera ainsi complètement illusoire...

Vous voulez un exemple ? Le voici :

Vous envoyez vos cahiers des charges le 10 Avril par La Poste :

  • un premier intermédiaire, courtier qui est installé dans votre localité, en prend possession dans sa boîte postale le lendemain à 8h00.
  • comme c'est un « malin » il s'empresse de faxer immédiatement à : AXA, A.G.F., M.M.A., GENERALI, GROUPAMA
    en précisant qu'il est saisi d'une consultation pour votre entreprise et ce sera chose faite à 08h30.

En application des règles qui régissent le courtage, le premier intermédiaire qui saisit un assureur acquiert l'exclusivité d'étude auprès de cet assureur.

  • un second intermédiaire, agent d'assurances représentant AXA reçoit son courrier à 10h00. Mais il est déjà trop tard car AXA a déjà été saisi par le courtier.
  • même chose pour les autres intermédiaires qui voudraient présenter les propositions d'A.G.F, de M.M.A., de GENERALI et de GROUPAMA.

Le marché est bloqué par un seul intermédiaire qui pourra très bien ne proposer que les garanties et tarifs d'un seul assureur.

Il n'y aura donc pas de compétition entre les assureurs et votre consultation sera complètement faussée.

Vous ne le saviez pas, alors, tant mieux, je vous aurai au moins appris quelque chose... !

1.7 - Fixer une date de dépôt des propositions

Je vous en prie, ne demandez pas une réponse dans un délai de 15 jours.

Si les assureurs veulent sérieusement étudier votre risque, il leur faudra tout d'abord le visiter pour mieux le connaître.

Il leur faudra ensuite réfléchir à ce qu'ils pourraient vous proposer, que ce soit en termes de garanties et de tarif.

Un délai minimum d'un mois ½ est raisonnable, voire plus selon la taille de votre entreprise est son implantation (régionale ou nationale).

attention2
A l'attention des collectivités publiques soumises a une
procédure d'appel d'offres réglementaire

Tous les ans, il m'est donné de lire dans la presse spécialisée en assurance, les annonces d'appels d'offres à l'initiative de collectivités publiques. Ces opérations sont le plus souvent lancées au cours du troisième trimestre de l'année civile, période où les sociétés d'assurance sont le plus encombrées par des demandes de cotations.


Certains appels d'offres exigent un dépôt des propositions dans un délai de 15 jours.

D'autres comportent des cahiers des charges qui se limitent a quelques feuillets...

Ce n'est pas sérieux... !

Comment ces collectivités peuvent-elles espérer obtenir des études sérieuses et des propositions cohérentes dans ces conditions ? D'ailleurs, un nombre significatif de sociétés d'assurance ne daignent même pas répondre à ces sollicitations ou y répondent par « principe » ou simple « courtoisie ».

1.8 - Etudier et comparer les propositions reçues

C'est un gros travail... Il vous faudra des heures pour dépouiller, lire, analyser...

La manière la plus rationnelle pour le faire est de rédiger des grilles comparatives à partir de votre cahier des charges et de renseigner sur la même ligne, en regard de chaque garantie et sous -garantie les propositions des divers assureurs.

Et vous aurez compris que plus il y aura d'assureurs, plus le travail sera conséquent.

1.9 - Retenir les deux assureurs les mieux disants

Cette phase vous permettra d'affiner les propositions reçues et elle donnera lieu immanquablement à des questions complémentaires, à des précisions indispensables tant de la part des assureurs que de vous même.

1.10 - Arrêter le choix définitif d'un assureur 

Il ne vous reste plus qu'à choisir l'assureur le mieux disant, mais aussi celui qui vous apparaîtra comme étant un vrai professionnel compétent et organisé.

N'oubliez pas alors de donner votre accord écrit sur ses propositions à l'assureur choisi, en rappelant que les tarifs doivent être maintenus à la date d'effet prévue du contrat.

Si le contrat ne vous a pas été remis au moins 15 jours avant sa date de prise d'effet, demandez impérativement et rapidement une note de couverture à votre intermédiaire ou à « Lassureur ».

Ce n'est pas facile, c'est fastidieux, c'est long,
Mais ça peut rapporter gros et d'abord en tranquillité.... !

Assurman-imprime malin
Assurman a créé pour vous une batterie d'imprimés et d'« outils » pour lancer une consultation et la conduire jusqu'à son terme.

Le « package » comporte notamment :

  • des questionnaires par site et par nature de risque
  • un tableau « accumulations de valeur » pour déterminer la L.C.I.
  • un modèle de cahier des charges
  • un modèle de conditions particulières d'assurance
  • un modèle de mandat exclusif d'étude
  • des grilles de comparaison des propositions reçues
  • des instructions utiles pour réaliser votre consultation
  • etc...

Vous gagnerez beaucoup de temps en les utilisant.

Et, en plus, vous vous passerez des services d'un
consultant d'où une économie substantielle... !