Gérez les risques de l'entreprise

Écrit par Assurman. Publié dans Gérez vos risques

1 Notion des risques

S’assurer, c’est se prémunir contre les risques, mais encore faut-il savoir ce qu’est un risque.

Le risque est un évènement :

  • aléatoire (il ne doit pas y avoir de certitude de survenance d’un sinistre)
  • futur (il ne doit pas être déjà survenu)
  • incertain
  • indépendant de la volonté des parties (si vous mettez le feu à votre boutique, ce n’est pas la faute à « pas de chance...
  • il doit être licite pour être assurable (les contrebandiers ne peuvent pas s’assurer évidemment)

Chaque entreprise présente ses propres caractéristiques d’exposition aux risques en fonction :

  • de la nature de ses activités
  • de ses installations
  • de son organisation
  • voire de son statut juridique

Il est évident que deux entreprises qui exercent la même activité présentent des similitudes d’exposition aux risques et il est facile de dresser une typologie de leurs risques spécifiques. Pourtant, l’exposition aux risques peut s’avérer différente du fait de méthodes d’exploitation ou de management différentes. Ainsi, chaque cas devient particulier et il faut l’analyser en conséquence.

Et il n’est pas toujours le plus rentable pour l’entreprise.

La prévention, la protection des biens et des personnes sont d'autres moyens pour combattre les risques.

2 Prévention des risques :

Vous connaissez les risques rémanents de votre entreprise (ceux qui reviennent souvent) inhérents aux spécificités de votre activité.

Il ne s’agit pas de feindre de les ignorer : pas le temps, pas les moyens... C’est un raisonnement absurde.

Un sinistre, quel qu’il soit, coûte toujours plus cher en temps, donc en argent, plutôt que d’avoir pris les dispositions utiles pour le prévenir, pour l’éviter ou le limiter...Il faut prendre le temps de supprimer ces risques identifiés, exemple simple :un élément de vitrine branlant finira par se détacher, par tomber éventuellement sur un passant, un client...D’où des tracas supplémentaires et totalement inutile...

Non, il ne reviendra pas le temps des cerises, ce temps où vous disiez «je suis assuré, donc l’assureur paiera » n’est pas un raisonnement de bon gestionnaire.

Les gestionnaires de risques qui tiennent encore ce genre de discours éprouveront de plus en plus de difficultés pour trouver un assureur, un « bon » assureur...

Du reste, les assureurs deviennent de plus en plus exigeants, et ils ont raison dans votre propre intérêt et ceux de la communauté que constituent les assurés.

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Des mesures simples de prévention peuvent être prises, il suffit d'y penser :
  • Lorsque vous entreprenez des travaux de construction neuve ou des travaux de réaménagement de vos locaux, privilégiez l'emploi de matériaux incombustibles chaque fois que cela est possible.
  • Prendre des précautions pour le stockage de produits inflammables ou dangereux
  • Prendre des précautions en cas de travaux par point chaud (soudure etc.)
  • Protéger les risques contre l'incendieProtéger vos locaux contre le risque de vol
    • extincteurs mobiles
    • robinets d'incendie armés
    • installation d'extinction automatique d'incendie
  • Etc...

Combien de débuts d’incendie pourraient être maîtrisés par l’utilisation d’un simple extincteur en état de fonctionnement !

Mieux vaut juguler un incendie naissant que de laisser s’embraser tout votre local faute d’avoir un extincteur à portée de main.

Vous devez savoir que la combustion produit de la chaleur qui entretient et développe le feu et si le combustible et le comburant sont présents, l’incendie se développe de façon exponentielle. Pour éteindre un feu sec naissant, il faut :

  • un verre d'eau pendant la première minute,
  • un seau d'eau à partir de la deuxième minute,
  • une citerne d'eau dès la troisième minute.

Dans le cas d'un feu dans un volume clos, la température de l'air atteint 600 °C au bout de cinq minutes, dans un volume plus réduit, elle peut atteindre 1 200 °C dans le même laps de temps.

Savez vous aussi que plus de 40 % des incendies trouvent leur origine dans une installation électrique défectueuse.

En votre qualité de gestionnaire de risque de votre entreprise, vous devez absolument faire vérifier les installations électriques au moins une fois l’an, d’ailleurs, si vous employez du personnel, vous en avez l’obligation légale pour la protection de ce dernier.

Alors pourquoi pas demander une vérification plus poussée dans les normes des sociétés d’assurance ?

Même si vous êtes bien assuré, imaginez le tableau si tout votre outil de travail est détruit par le feu...Que de tracas, de complications de toutes sortes, de perte de temps et d’argent.

Et c’est trop souvent fatal pour l’entreprise sinistrée !

Le recours à l’assurance ne doit être fait que pour les gros sinistres, vous y gagnerez en sécurité et en cotisation d’assurance. Pour les entreprises importantes, il existe des professionnels spécialisés dans la prévention des risques, ce sont des « préventeurs ». Ils vous apportent la sécurité indispensable à la pérennité de votre entreprise.

3 Différentes familles de risques :

Il existe quatre grandes familles de risques auxquels sont exposées les entreprises :

  • Les risques de dommages aux biens
    • locaux
    • matériels
    • mobiliers
    • marchandises
  • Les risques de responsabilité
    • responsabilités encourues vis à vis des tiers du fait de votre exploitation (un client se blesse dans votre local, à cause d’une anomalie de votre matériel
    • responsabilités encourues du fait des produits (ou des prestations) vendus, fabriqués ou distribués
  • Les risques financiers
    • perte d’exploitation
    • perte de valeur vénale du fonds de commerce
    • risque de perte de créance sur les clients
  • Les risques de personnes
    • dommages matériels ou corporels subis par votre personnel sédentaire
    • risques encourus par votre personnel non sédentaire o risques encourus par vos collaborateurs en mission à l’étranger

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Avant toute souscription d'assurance, il est indispensable
d'inventorier ses risques : en termes qualitatifs, en termes quantitatifs, en termes financiers

4 Rétention (auto assurance) ou transfert des risques aux assureurs :

Plus l’entreprise est importante, et plus elle a les moyens de supporter une part des risques qu’elle encourt.

C’est la rétention des risques ou auto assurance.

Les capacités de rétention des risques d’une entreprise s’analysent dans le cadre de sa gestion financière.La rétention de risques doit nécessairement s’accompagner de mesures de prévention et de protection afin de limiter, voire de supprimer les effets négatifs des risques sur les finances de l’entreprise.

Une saine gestion de l’entreprise doit l’amener à prendre le risque de supporter les petits sinistres qu’engendre son activité, à charge pour elle de les provisionner au préalable.Elle a par contre intérêt à se prémunir (s’assurer) contre les gros sinistres qui pourraient compromettre son équilibre financier.

Je rappellerai ici que la simple ouverture d’un dossier de sinistre induit un coût à l’assureur. On peut chiffrer ce coût à +- 100 € même si le dossier est sans suite. L’assureur répercute donc ce coût dans les cotisations d’assurance.

Contrairement à l’idée couramment répandue, l’adoption de franchises dans tous les types de contrat est un acte de bonne gestion de l’entreprise, et non pas une contrainte imposée par les assureurs.

Elle signifie d’abord que le responsable de l’entreprise a pris en compte la gestion des risques et qu’il les a inventoriés, appréciés et calculés. D’autre part, il permet à une entreprise qui n’a pas de gros moyens de s’assurer correctement contre les gros sinistres tout en maintenant un bon équilibre financier.

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Ce sont les plus gros risques qu'il faut assurer et pas les petits qui relévent d'une gestion normale de l'entreprise.

Ne me dites pas par exemple que vous n’avez pas les moyens de vous assurer contre les pertes d’exploitation parce que cela coûte « trop cher » alors que le contrat multirisque professionnel garantissant vos locaux est sans franchise.

C’est un raisonnement ridicule !

Et pourtant, aujourd’hui, 40 % des entreprises ne sont pas assurées en pertes d’exploitation...!

Si vous choisissez une franchise, il faut qu’elle soit suffisamment conséquente pour induire une réduction significative de la cotisation.

Par exemple, même pour une petite entreprise, une franchise de 150 € n’a pas de sens. Il faut au moins choisir 1.000 € sachant que vous ne déclarez pas un sinistre chaque trimestre et si c’est le cas, il y a vraiment un problème de management chez vous... !

La rétention de risque peut se concrétiser, pour l’entreprise, sous trois formes :

  • l’absence de couverture d’assurance
  • le découvert de garantie d’assurance
  • l’adoption de franchises

4.1 - La rétention totale ou absence de couverture d’assurance

En dehors de certaines assurances qui revêtent un caractère obligatoire (assurance automobile, assurance construction etc...) il est loisible à chaque entreprise de souscrire ou non une couverture d’assurance.

Pour certains risques, la rétention totale pourra être plus aisément décidée du fait que le risque est parfaitement connu et maîtrisé, aussi bien qualitativement que quantitativement.

lire-attentivement2Exemple de réflexion à avoir pour l'assurance bris de glaces :

Les risques de bris de glaces peuvent être facilement analysés, de même que leur coût de remplacement).

Vous avez peut-être les capacités à supporter un éventuel bris de vitrine tous les 10 ans... Calculez ce que coûte annuellement l'assurance bris de glaces pour savoir si vous avez intérêt à vous assurer ou non...

Ceci dit, le risque zéro n'existe pas... !

Maintenant, si vous êtes installé à Paris entre Bastille et Nation, et que vous voyez défiler des manifs chaque semaine, il est peut être préférable de souscrire le bris de glaces, (si toutefois un assureur accepte encore de vous couvrir au cas où votre vitrine n'est pas protégée...).

ne pas jouer avec le feu
Pour d'autres risques, telle que la responsabilité civile, la rétention totale est beaucoup plus aléatoire et on pourrait même la qualifier de dangereuse pour l'entreprise, car on ne peut jamais prévoir l'imprévisible...
Il faut être assuré en responsabilité civile, même pour les activités qui ne sont pas soumises à son obligation (qui sont les plus nombreuses, contrairement à une idée reçue...)

Exemple de rétention totale dans le risque automobile,le bris de glaces

Pour une entreprise qui possède un nombre significatif de véhicules, je dirai à partir de 20, il n’est pas rentable de souscrire la garantie bris de glaces (sauf si les conducteurs de l’entreprise sont franchement mauvais et en cassent un par an chacun...!

Vous pouvez vous abstenir de souscrire cette garantie et pour savoir si ma théorie est juste, il vous suffit de faire sur cinq ans la comparaison entre : les cotisations d’assurance bris de glaces payées à l’assureur le cumul du coût de remplacement ou de réparation des glaces brisées

Si vous êtes gagnant en ayant été assuré, c’est que votre flotte est mal gérée (sinistralité importante...)

Et pour maîtriser vos coût de remplacement des glaces automobile, qu’est-ce qui vous empêche de passer un contrat avec une chaîne spécialisée nationale ou régionale (Carglass, France Pare brise, Mondial Pare brise, Norauto, Speedy, Midas etc...).

Les clients d’Assurman qui ont suivi ce conseil en sont ravis...

lire-attentivement2A L'ATTENTION DES GESTIONNAIRES DES COLLECTIVITÉS PUBLIQUES : Les collectivités locales des communes moyennes et importantes gèrent souvent des gros parcs de véhicules légers (ce sont ceux qui supportent le plus de taxes d'assurance).
Elles devraient toutes adopter cette règle de bonne gestion de souscription des garanties d'assurance.

 

 

4.2 - Le découvert d’assurance :

Il consiste en fait à plafonner la couverture d’assurance à une somme que l’on estime suffisante compte tenu des risques encourus. Le découvert sera fixé après analyse du S.M.P. (sinistre maximum possible) ou du S.R.E. (sinistre raisonnablement escomptable).

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CALCUL DU S.M.P. EN ASSURANCE INCENDIE

Exemple 1 :

Vous exploitez un commerce dans un seul bâtiment « monobloc ». L'assureur dira que vos risques sont « sous même toiture ». Le Sinistre Maximum Possible sera le résultat de l'addition de toutes les valeurs exposées, soit :

  • matériel : 10.000€
  • mobilier : 3.000€
  • marchandises : 50.000€
  • D'où S.M.P. = 10.000+3000+50000 = 63.000€

Exemple 2 :

Si en plus de votre local principal, vous occupez une réserve située à 50 mètres dans laquelle vous stockez 20.000€ de marchandises, le S.M.P. sera évidemment celui du local principal diminué du stock de l'annexe, soit 63.000 - 20.000 = 43.000€. Vous pourrez donc limiter la couverture d'assurance à 43.000€ sachant que le risque sur l'annexe est moindre.

Vous aurez ainsi déterminé le S.R.E. à 43.000€
(Sinistre Raisonnablement Escomptable)

Bien entendu, si on examine votre comptabilité, on verra que le stock de marchandises est de 50.000€ alors que vous n’en n’avez garanti que 30.000€.

En faisant ce choix de couverture d’assurance, vous aurez ainsi appliqué un « découvert », ce que les assureurs appellent une Limitation Contractuelle d’Indemnité, dite L.C.I. (Non ce n’est pas la chaîne d’information permanente... !).

Toutefois, lors de la souscription de votre contrat, il faudra impérativement déclarer la valeur de la totalité de vos marchandises, soit 50.000€.

Vous aurez ainsi réalisé des économies sur vos cotisations d’assurance.

Bien entendu, ce sont des exemples basiques, mais qui vous permettront néanmoins de comprendre les mécanismes d’assurance.

Dans le calcul du S.R.E., on pourrait aussi prendre en considération la sensibilité ou l'exposition au feu de certains matériels ou mobiliers : ainsi une chaudière en fonte ne sera certainement pas complètement détruite à la suite d'un incendie dans le local, à fortiori si elle se trouve à la cave... !

ne pas jouer avec le feu
Le S.R.E. ne s'analyse pas de la même façon en regard du risque incendie qu'en regard par exemple du risque de catastrophe naturelle. En effet, dans l'exemple ci-dessus, si une inondation se produit dans votre quartier, il est très probable que votre annexe sera autant touchée par cet événement que le local principal...
Et là, vous avez peut être intérêt à garantir la totalité de votre stock. Sauf si ladite annexe est bâtie sur un promontoire à 10 mètres de hauteur ou si à l'intérieur de votre annexe vos marchandises sont stockées à une hauteur suffisante pour ne pas être exposées au risque d'inondation...

Si par contre, vous avez souscrit une L.C.I., on peut facilement imaginer que, même si tout le stock peut être atteint, la totalité des mobiliers et matériels ne sera peut être pas endommagée, notamment ceux qui sont dans les étages.D’où l’intérêt d’analyser minutieusement ses risques...

Une telle procédure peut être adoptée pour les entreprises importantes qui comptent plusieurs bâtiments suffisamment éloignés les uns des autres pour ne pas craindre la communication d’un incendie prenant naissance dans l’un d’entre eux.

Il est encore plus facile d’imaginer ce type de couverture d’assurance avec adoption d’une L.C.I. lorsque l’entreprise compte plusieurs établissements dans différentes villes de France.Dans ce cas, il suffit de fixer le montant de la L.C.I. à l’établissement qui présente la plus grande accumulation de valeurs.

Vous avez compris ? Alors je continue...

En résumé, l’adoption d’un découvert est génératrice d’économies sur les primes ou cotisations d’assurance, mais elle implique de ne pas se tromper dans l’estimation de la couverture utile d’assurance.

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Assurman vous a concocté un « outil » pour faire cette analyse et calculer facilement une L.C.I. Servez vous en, vous gagnerez en efficacité.
(Voir dans le catalogue des imprimés à télécharger).

4.3 - L’adoption de franchises :

Les français ont été longtemps réticents à accepter des franchises dans leurs contrats d’assurance.C’est dommage.

En fait, ils ont été longtemps réticents parce que les “vendeurs” d’assurance ne leur ont pas vraiment expliqué les avantages que les franchises peuvent présenter pour les assurés.

Cette attitude des intermédiaires d’assurance peut avoir plusieurs origines

  • il est plus facile de dire à un assuré qu’en cas de sinistre, il sera indemnisé en totalité plutôt que de devoir lui expliquer le fonctionnement d’une franchise et surtout de devoir lui retenir au moment du règlement
  • les intermédiaires sont rémunérés à la commission qui est proportionnelle aux cotisations payées par... les assurés. Or comme l’application d’une franchise a comme corollaire la diminution de la cotisation, il est évident que l’intérêt immédiat des intermédiaires n’est pas de vendre des contrats avec franchise à leurs clients.

Les « bons » intermédiaires d’assurance n’hésitent pas à vous conseiller des franchises.

Si aujourd’hui, les franchises sont très couramment utilisées dans les contrats d’assurance automobile, c’est parce qu’elles ont été imposées à leurs clients par les mutuelles d’assurances dans les années 60 et que la réussite des mutuelles dans cette branche a conduit les autres assureurs à préconiser, voire à imposer également des franchises.

La fiscalité de l’assurance est également un élément qui incite à l’adoption de franchises.

Il est important pour un consommateur d’assurance de connaître la répartition des cotisations (ou primes) qu’il paye à son assureur.

Comme le montre le graphique ci-dessous, en responsabilité civile automobile (dommages causés à des tiers) la prime technique ne représente que 61,35 % de la prime payée par l’assuré (La prime technique est pour un assureur, la partie de la cotisation qui sert à régler les sinistres),

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Explications :

Pour une cotisation (prime) technique de 100 euros :

La cotisation totale payée par un assuré automobile pour se garantir en responsabilité civile est de 162,99 €.

il faut en effet ajouter à la prime technique :

  • les frais généraux de l’assureur et la rémunération des intermédiaires, soit 22 % de la prime technique,
  • les taxes payées à l’état et aux organismes divers pour soit 33,6% de la prime commerciale (hors taxes)

La prime technique ne représente donc que 61.35 % de la prime totale payé par l’assuré

 

C’est en partant de ce principe que les sociétés qui possèdent un parc stylede véhicules significatif et qui sont à la fois bien gérées et bien conseillées, adoptent des franchises dites “aggregate” parfois substantielles qui leur permettent d’ économiser une part non négligeable de leur cotisation d’assurance.

C’est dire que l’adoption d’une franchise « aggregate » est une bonne opération pour les flottes de véhicules qui enregistrent une faible sinistralité.

Bien entendu, cette gestion « pointue » du risque automobile implique une rigoureuse organisation dans la gestion de la flotte et une formation poussée des conducteurs afin de maîtriser la fréquence et le coût des sinistres.

4.4 - Fonctionnement d’une franchise « aggregate»

Ce sujet est traité dans la rubrique « automobile », chapitre « gestion des flottes »

A vos statistiques... !

lire-attentivement2A L'ATTENTION DES GESTIONNAIRES DES COLLECTIVITÉS PUBLIQUES :
Les collectivités locales des communes moyennes et importantes, les collectivités départementales et régionales et tous les établissements publics soumis à l'obligation d'assurance des véhicules peuvent aussi adopter le principe d'une franchise aggregate pour alléger leurs charges d'assurance.

4.5 - Les franchises sur un contrat « multirisque industrielle »

Là encore, les intermédiaires d’assurance ont tendance à proposer des contrats sans franchise ou comportant des franchises faibles (10 % ou 20 % de l’indice R.I., indice risques industriels qui est actuellement de 5302 €).

Or, il est patent que pour une entreprise moyenne, l’économie de cotisation réalisée en adoptant une franchise d’une fois l’indice peut représenter entre 8 et 12 % par an.

Pour vous en convaincre, il suffit de faire la simulation, sur une période de 5 ans, des gains de cotisation qui auraient pu être réalisés si vous aviez choisi un contrat avec franchise déduction faite des sinistres qui auraient été laissés à votre charge dans la même période.

Vous pourrez ainsi décider en toute connaissance de cause.

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Assurman a créé pour vous un « outil » pour faire cette simulation.
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5 Gestion des risques dans votre entreprise

5.1 - Comment sont gérés les risques dans votre entreprise ?

En fait, la première question à vous poser est la suivante : les risques sont-ils vraiment gérés dans mon entreprise ?

La réponse est très souvent négative, à l’exception des très grandes entreprises qui ont intégré la fonction de risk -manager dans leur staff de direction générale.

La seconde question à vous poser est : qui gère les risques dans mon entreprise ?

Et l’on s’aperçoit vite que la gestion des risques est souvent diluée entre plusieurs services ou plusieurs personnes, ce qui signifie souvent qu’ils le sont de façon incohérente, voire empirique ou tout simplement inexistante.

Souvent, plus l’entreprise est petite, moins les risques sont véritablement gérés.

Mais ce n’est pas une vérité absolue !

En effet, il m’est arrivé souvent d’intervenir dans de très grosses entreprises affichant un effectif supérieur à 10.000 personnes, qui avaient un service juridique conséquent, mais qui ne géraient pas les risques...

J’ai aussi vu dans certaines grandes entreprises des pseudos « service d’assurance » dirigés par des personnes qui n’avaient aucune compétence particulière pour assumer cette fonction par manque de formation spécifique.

C’est un vrai régal pour leurs assureurs...!

Pourquoi cette désaffection pour la gestion des risques et des assurances ? C’est tout simple

  • L’assurance est mal aimée parce que mal comprise, mal maîtrisée
  • On n’y comprend pas grand-chose à l’assurance et personne ne veut y mettre son nez...
  • On se « refile le bébé de service en service » et finalement, personne ne gère véritablement les risques et leur assurance.

Et très souvent, ce sont les services comptables qui se contentent de régler les cotisations d’assurance et de « surveiller » leur évolution, un point c’est tout.

Je viens encore d’en avoir un exemple concret à la fin Décembre 2008 dans un groupe d’entreprises du Sud Ouest qui compte 5 sociétés.

Et bien l’une des sociétés n’était pas du tout assurée en dommages aux biens et personne ne s’en était aperçu.La révélation en a été faite après... un sinistre !

Je me souviens également d’un gigantesque incendie qui au début des années 1990, a ravagé un complexe touristique qui venait d’être construit au sommet du Puy de Dôme par la collectivité régionale. Et il n’était pas assuré...!

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QUELLE QUE SOIT LA TAILLE DE VOTRE ENTREPRISE :

Je vous en prie, ne rangez pas la gestion des risques et des assurances dans le placard à balais.C'est un sujet trop grave pour le négliger. Prenez le temps de réfléchir à la protection de votre entreprise

5.2 - Fonction de gestion des risques dans l’entreprise :

Le rôle de la personne chargée des risques et des assurances revêt quatre aspects

5.2.1 - Rôle de coordonnateur

En coopération avec les services fonctionnels et les services opérationnels tant pour son information que pour l’élaboration et la mise en œuvre des mesures que nécessite la gestion des risques.

A ce titre, le gestionnaire des risques et des assurances doit être informé de toute modification dans la nature des risques de l’entreprise :

  • embauche de personnel à statut particulier
  • constructions nouvelles achat ou vente de matériel
  • changement de mode de fabrication, de commercialisation,
  • etc...

5.2.2 - Rôle d’animateur

  • En sensibilisant à leur vulnérabilité tous les sujets de risques
  • En obtenant de tous les acteurs de l’entreprise une collaboration active à la réalisation des programmes de prévention et à l’atteinte des objectifs de sécurité.

5.2.3 - Rôle de contrôleur

  • En vérifiant la stricte application des consignes et mesures de sécurité définies en accord avec les responsables des divers départements de l’entreprise.

5.2.4 - Rôle de gestionnaire des programmes d’assurance

A ce titre, le gestionnaire des risques doit notamment :

  • Décider avec sa hiérarchie des contrats à souscrire
  • Adresser les demandes de garanties auprès des assureurs et en assurer le suivi par des relances, demander des notes de couverture
  • Contrôler les contrats dès leur réception
  • Constituer des dossiers de suivi des contrats souscrits
  • Établir un échéancier permanent des contrats
  • Vérifier le montant des cotisations appelées par les assureurs
  • Informer les assureurs des modifications intervenues dans la nature des risques ou dans leur valeur à garantir
  • Déclarer les sinistres survenus dans les délais prescrits et en assurer le suivi jusqu'à la clôture du dossier
  • Tenir à jour la statistique sinistre dans chaque dossier de contrat
  • Établir annuellement une statistique des sinistres survenus par nature de contrat et en tirer les conclusions nécessaires tant pour l'adoption de mesures de prévention que pour les négociations avec les assureurs

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Si vous êtes exploitant individuel, ou dirigeant d'une PMI/PME comme la plupart des entreprises françaises, c'est à vous qu'incombe ce rôle de gestionnaire des risques. Or, trop souvent, vous l'ignorez complètement et vous jouez avec le feu (sans jeu de mots...)

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou de votre collectivité, vous devez absolument intégrer la gestion des risques et des assurances dans le management de votre structure.Vous pouvez le faire vous-même ou le déléguer à l’un de vos subordonnés Cela vous évitera bien des déconvenues.